Flows als Vorlage speichern

Sobald ein Flow so funktioniert, wie du es möchtest, kannst du ihn als Vorlage speichern – damit andere Companies in deinem Tenant (oder du selbst auf einem anderen Setup) Kopien davon erzeugen können, ohne den Flow neu zu bauen. So gespeicherte Vorlagen sind privat in deinem Tenant: nur deine AutoFlow-Benutzer sehen sie.

Einen Flow als Vorlage speichern

Öffne auf einer beliebigen Flow-Karte Vorlage → Als Vorlage speichern. Ein Wizard öffnet sich.

Vorher braucht der Flow einen Code (siehe Flow-Code und Versionen). Unter diesem Code landet die Vorlage in der Gallerie – er darf also weder von einer öffentlichen Vorlage noch von einer anderen deiner eigenen Vorlagen belegt sein. Ist er schon vergeben, wird das Hochladen abgelehnt und die Meldung nennt die Vorlage, die ihn nutzt. Gib deinem Flow dann einen anderen Code, am besten mit deinem eigenen Namensraum, und versuch es noch einmal.

Schritt 1 – Metadaten

Feld	Hinweis
Name	Wird in der Gallerie-Liste angezeigt. Muss innerhalb deines Tenants eindeutig sein – der Wizard prüft während der Eingabe und lehnt einen Duplikat-Namen ab, bevor du fortfahren kannst.
Tagline	Eine einzeilige Beschreibung neben dem Namen.
Sprache	Die Sprache, für die die Vorlage geschrieben ist (z. B. de-de, en-us). Damit Benutzer die Liste nach ihrer Sprache filtern können.
Versionserhöhung	Minor für Verbesserungen und Fehlerbehebungen, mit denen der Flow kompatibel bleibt, Major für Änderungen, auf die sich die Benutzer einstellen müssen. Lädst du einen Flow mit einer 0.x-Version zum ersten Mal hoch, ist Major vorausgewählt – die Vorlage beginnt dann bei 1.0.0.
Neue Version	Die Version, unter der die Vorlage hochgeladen wird. Sie ergibt sich aus der aktuellen Version des Flows und deiner Auswahl darüber und endet immer auf .0, zum Beispiel 1.3.0.
Icon-URL	Optional. Ein Link zu einem Bild, das neben dem Namen der Vorlage angezeigt werden soll.
Verwendung	Optional. Längere Hinweise für den Benutzer, angezeigt in der Factbox „Vorlagen-Details". Verwendet dasselbe Markdown-Format, das unter Flow aus Vorlage erstellen beschrieben ist.
Änderungsprotokoll	Vorbefüllt mit einem Standard-Eintrag (## v1.0.0 – <heute> und Erste Version.); ersetze ihn durch Hinweise, die erklären, was in dieser Version steckt.

Schritt 2 – App-Voraussetzungen

Der Wizard schlägt AutoFlow Core (und AutoFlow selbst, wenn installiert) als Mindestanforderungen vor. Weitere Apps fügst du über den Lookup-Pfeil auf der Spalte App-ID hinzu – er öffnet einen Picker mit allen aktuell auf dem Tenant installierten Apps, sodass du keine GUIDs kennen musst. Jede Zeile hat einen Inline-Link Entfernen, falls du eine wieder rauswerfen möchtest.

App-Voraussetzungen entscheiden, welche Tenants die resultierende Vorlage verwenden können: bei jedem Tenant, dem eine geforderte App fehlt oder bei dem die Version unter dem Mindestwert liegt, erscheint die Vorlage in der Liste mit einer erklärenden Meldung in der Factbox als deaktiviert.

Fertigstellen

Klick auf Fertigstellen lädt die Vorlage hoch. Dein Flow bekommt lokal dieselbe Versionsnummer – zum Beispiel 1.3.0 – und diese Version wird zur aktiven Version. Bearbeitest du den Flow danach weiter, heißen die Entwürfe 1.3.1, 1.3.2 und so weiter, bis du die nächste Vorlagenversion hochlädst.

Die Flow-Karte zeigt jetzt Vorlage → Vorlage aktualisieren statt Als Vorlage speichern – sie merkt sich, welche Vorlage du aus diesem Flow erstellt hast, sodass das nächste Speichern automatisch ein Update derselben Vorlage wird. Die Flow-Karte zeigt außerdem, welche Vorlagen-Version aktuell auf dem Flow liegt; das ist eine praktische Referenz, falls du den Support brauchst.

Ein Flow muss veröffentlicht sein, damit du ihn als Vorlage speichern kannst – die Gallerie nimmt nur die veröffentlichte Version eines Flows entgegen. Bist du noch auf einem Entwurf, bietet der Wizard an, ihn zuerst zu veröffentlichen und dann direkt zum Upload weiterzumachen.

Eine bestehende Vorlage aktualisieren

Ist dein Flow mit einer eigenen Vorlage verknüpft, zeigt Vorlage → Vorlage aktualisieren statt Als Vorlage speichern. Der Wizard:

1. Lädt zuerst den aktuellen Stand deiner Vorlage aus der Gallerie (damit ein veralteter lokaler Cache keine Konflikte verschleiert).
2. Befüllt die Metadaten mit dem Stand der Gallerie. Die Versionserhöhung wählst du erneut, das Änderungsprotokoll erhält einen neuen Eintrag oberhalb der bisherigen Historie und der Name ist gesperrt – wenn du wirklich umbenennen willst, nutze Verknüpfung zu Vorlage trennen.
3. Warnt dich, wenn die Gallerie inzwischen weiter ist als die Version, auf der dieser Flow basiert. Das passiert, wenn jemand dieselbe Vorlage zwischenzeitlich aus einer anderen Company oder Umgebung aktualisiert hat. Du kannst fortfahren (deine Version wird die neue in der Gallerie) oder abbrechen und zuerst über Aus Vorlage aktualisieren den fremden Stand auf deinen Flow ziehen.

Die Überschrift des neuen Eintrags wird in der Änderungsprotokoll-Factbox als Markdown-Titel gerendert, sodass die Historie wie eine Release-Notes-Seite aussieht – neueste Version oben.

Eine Vorlage gezielt mit einzelnen Organisationen teilen

Eine nicht öffentliche Vorlage muss nicht in deiner eigenen Organisation bleiben. Als Partner kannst du sie für einzelne Kunden-Organisationen freigeben – sie sehen die Vorlage dann in ihrer Gallerie, du behältst die Kontrolle darüber, und öffentlich wird sie dabei nie.

Das Teilen passiert im AutoFlow Portal: öffne Vorlagen, wähle eine deiner eigenen Vorlagen und nutze auf der Detailseite Mit Organisationen teilen.

• Neu teilen kannst du nur nicht öffentliche Vorlagen. Ist die Vorlage gerade veröffentlicht, zieh sie zuerst zurück – solange sie öffentlich ist, sehen sie ohnehin alle.
• Du kannst mit beliebig vielen Organisationen teilen, eine nach der anderen. Jede erscheint in der Liste mit einem Widerrufen-Button.
• Teilen kannst du nur mit Organisationen, die deine Organisation als Partner hinterlegt haben. Andere Organisationen tauchen in der Auswahl gar nicht erst auf.
• Eine Freigabe kannst du jederzeit widerrufen. Die andere Organisation sieht die Vorlage danach sofort nicht mehr in ihrer Gallerie; bereits daraus erstellte Flows laufen unverändert weiter.
• Eine Freigabe überdauert die Partnerschaft. Endet die Partnerschaft, bleibt eine bestehende Freigabe bestehen, bis du sie widerrufst – eine neue kannst du für diese Organisation dann aber nicht mehr anlegen.

Was die andere Organisation sieht: die Vorlage erscheint in ihrer Gallerie – in BC wie im Portal – mit dem Hinweis Mit mir geteilt und deiner Organisation als Herausgeber. Sie können die Vorlage nutzen, favorisieren und Flows daraus erstellen. Bearbeiten, veröffentlichen oder weitergeben können sie sie nicht.

Eine Vorlage öffentlich machen

Ist deine Organisation für die öffentliche Gallerie freigeschaltet, machst du eine deiner privaten Vorlagen mit In öffentlicher Gallerie veröffentlichen öffentlich. Ihr Code darf dabei von keiner anderen öffentlichen Vorlage belegt sein. Private Vorlagen anderer Organisationen spielen keine Rolle – nur öffentliche blockieren einen Code.

Ist der Code schon vergeben, bleibt die Vorlage privat und die Meldung nennt die öffentliche Vorlage, die ihn nutzt. Ändere dann den Code an deinem Flow, lade die Vorlage mit Vorlage aktualisieren erneut hoch und mach sie danach öffentlich.

Sobald eine Vorlage öffentlich ist, lässt sich der Code des zugehörigen Flows nicht mehr ändern. Ziehst du die Vorlage aus der öffentlichen Gallerie zurück, ist ihr Code wieder frei.

Eine Vorlage aus der Galerie entfernen

Ist eine Vorlage überholt, lösch sie: im AutoFlow Portal unter Vorlagen die Vorlage öffnen und auf der Detailseite Löschen wählen – oder in Business Central die AutoFlow Template Gallery öffnen, die Vorlage auswählen und dort Löschen wählen. In BC steht die Aktion AutoFlow-Administratoren zur Verfügung.

Löschen kannst du nur eigene Vorlagen. Was danach passiert, hängt davon ab, wo die Vorlage stand:

• Nicht öffentlich – sie verschwindet einfach aus deiner Galerie.
• Öffentlich – alle AutoFlow-Tenants verlieren den Zugriff darauf.
• Mit einzelnen Organisationen geteilt – diese Organisationen verlieren den Zugriff. Die Bestätigung nennt dir vorher, wie viele betroffen sind.

In jedem Fall gilt: Flows, die bereits aus der Vorlage erstellt wurden, laufen unverändert weiter – ein Flow ist eine Kopie, keine lebende Verknüpfung. Das Löschen gibt die Vorlage außerdem wieder für das Vorlagen-Kontingent deiner Organisation frei.

Hast du versehentlich gelöscht, melde dich bei mse: die Vorlage bleibt im Hintergrund erhalten und kann wiederhergestellt werden.

Wissenswertes

• Anmeldedaten reisen nie mit der Vorlage mit. In der Vorlage stehen nur die Namen der Anmeldedaten, die ein Flow benötigt. Wer einen Flow daraus erzeugt, muss seine eigenen Werte eintragen – genauso wie du deine eingetragen hast.
• Jeder Upload ist eine neue Version. Die Gallerie hält nur den jeweils aktuellsten Stand vor; ältere Stände findest du unter denselben Nummern in der Versionshistorie deines lokalen Flows.
• In der öffentlichen Gallerie veröffentlichen dürfen nur mse Software und Partner-Organisationen, die wir dafür freischalten. Siehe Eine Vorlage öffentlich machen. Ist deine Organisation nicht freigeschaltet, siehst du keine Veröffentlichen-Aktion – das gezielte Teilen mit einzelnen Organisationen (siehe oben) steht dir unabhängig davon zur Verfügung.